Podręcznik freelancera: jak uporządkować foldery i pliki na komputerze

BBB2-a-01-projxcvh-3b.psd – zaskakujące jak wiele osób nazywa pliki i foldery w zupełnie przypadkowy sposób. Pół biedy, żeby jeszcze sami wiedzieli o co chodzi. Wiedza jak uporządkować foldery i pliki potrafi zaoszczędzić bardzo dużo czasu, a często i bardzo dużo stresu.

Lubię mieć porządek w komputerze. To jest moje miejsce pracy, to właśnie komputer jest moim biurkiem, gdzie wszystko ma swoje miejsce i logiczną nazwę. Ale nie zawsze utrzymywałem w plikach porządek.

Co prawda jeśli się cofnę pamięciom do pierwszych PC’tów, to faktycznie gry miałem posegregowane, mp3 miałem posegregowane. Jednak pierwsze pliki graficzne związane z pracą dyplomową, jakimiś pierwszymi ćwiczeniami, czy pracami charakteryzował raczej chaos.

Jak uporządkować foldery – system, którego używam do dziś

W jednej z firm, w której później pracowałem, kolega Tomek wprowadził prosty system, który bardzo przypadł mi do gustu, i którego używam od dziesięciu lat.

Co prawda system ten pierwotnie powstał z myślą o pracach graficznych, ale wykorzystując jego schemat można go implementować do innych rodzajów pracy. Ja tak segreguję moje projekty graficzne, projekty blogowe, a także inne, typu prezentacje, czy wykłady.

Ten system sprawdza się przy jednoosobowej działalności jaki przy pracach firm czy zespołów. W przypadku pracy w grupie, takie ujednolicenie, jest na wagę złota, bo bardzo często projekty lub ich fragmenty przechodzą przez różnych pracowników. Dzięki takiemu (lub podobnemu) systemowi, każdy od razu wie gdzie co jest.

Ogólny schemat na bazie projektów graficznych

Przejdźmy jednak do rzeczy i zobaczmy jak uporządkować foldery:

System ten zakłada segregowanie od ogółu do szczegółu. Zakłada także, że każdy plik i każdy folder ma swoje miejsce. Nie ma bezpańskich plików i folderów poza schematem. Wbrew pozorom jest to bardzo łatwe do osiągnięcia, a perspektywie czasu oszczędza nam go wiele.

Najpierw wyszczególniam główne zakresy tematyczne i tak:

– mam główne foldery takie jak PRACA GRAFIKA, PRACA BLOG, NONPROFIT, BLOG, itp.

– potem w PRACA mam tylko foldery z nazwami klientów, np. JANUSZEX, ZDZISIEX, itp.

– w folderze klienta mam zawsze foldery z nazwami projektów z dopisaną datą – czasami starczy rok, czasami z miesiącem, np.:

JANUSZEX

ULOTKA 2017
ULOTKA 2018
WIZYTÓWKA 2018

W folderze konkretnego projektu robię zawsze taki sam układ, przy czym nie zawsze potrzebuję wszystkich tych folderów:

00_MATERIAŁY
01_OD KLIENTA
02_PROJEKT
03_LINKI
04_DRUK

Te cyferki wpisuje bo dzięki temu zawsze jest taka sama kolejność. Dla różnych rodzajów zleceń można przyjąć bardzo podobny schemat. W przypadku jakichś większych, zwykle komercyjnych akcji na blogu wygląda to podobnie: mam jakieś materiały, mam coś od klienta (logo, zdjęcia, umowa). Nie mam wtedy projektu, ale mam np. moje konkretne zdjęcia, komiksy, grafiki tytułowe czy materiały wideo.

Wygląda to mniej więcej tak:

Jak widzicie w tym konkretnym wypadku powstało bardzo dużo wersji, chyba 12. Gdyby nie porządny system miałbym problem, bo wydawdnictwo wracało do różnych wersji i żonglowało elementami. Do tego roku późnej była reedycja i nowy projekt na bazie jednego z pierwszych.

Jak uporządkować foldery z projektami niegraficznymi?

Oczywiście jeśli mam jeden wpis, to nie tworzę niepotrzebnych bytów, tym bardziej, że sam tekst mam w Evernocie. Ale gdy mówimy o większej kampanii gdzie mam zakontraktowane np. 3 wpisu, 3 komiksy, krótki filmik, kilka zdjęć, itp., to takie rozbicie bardzo pomaga. Wygląda to wtedy mniej więcej tak:

00_MATERIAŁY
01_OD KLIENTA
02_ZDJĘCIA OBROBIONE
03_KOMIKSY
04_WIDEO

Myślę, że ideę już łapiecie, ale zagłębmy się w poszczególne foldery.

→ 00_MATIERIAŁY wrzucam (zaskoczenie) materiały wszelakie, jakieś inspiracje, mockupy, pliki, które będę używał raczej tylko przy tym projekcie.

→ 01_OD KLIENTA – wszystko co podesłał klient – loga, fonty, brief, wykrojniki, umowa, itp

→ 02_PROJEKT – tu są pliki projektowe i one ZAWSZE mają jeden schemat nazywania:

NAZWAKLIENTA_NAZWAPROJEKTU_01
NAZWAKLIENTA_NAZWAPROJEKTU_01b
NAZWAKLIENTA_NAZWAPROJEKTU_01c
NAZWAKLIENTA_NAZWAPROJEKTU_02

gdy projetk jest klepniety to jest taki:

NAZWAKLIENTA_NAZWAPROJEKTU_03_OK

to mocno ułatwia całość, widać postęp prac. Gdy są poprawki do wersji to dodaje literkę, gdy nowa wersja zupełnie to nowy numerek. Jeśli muszę do czegoś po czasie wrócić, to nie ma żadnych problemów ze zrozumieniem, który konkretnie plik mam otworzyć. Konkretne, ogólnie zrozumiałe nazwy są bardzo ważne.

Gdy dany projekt ma kilka elementów to też to opisuje, np. projekt grafik do gry planszowej był podzielony mniej więcej tak:

02_PROJEKT
NAZWA2018_BOX_bottom_01.psd
NAZWA2018_BOX_bottom_01b.psd
NAZWA2018_BOX_top_01.psd
NAZWA2018_LIST_01.psd
NAZWA2018_KOSTKA_01.psd

itd., a było tego sporo.

Jak np. robie logo, czy coś innego to często jest do projektu wizualizacja i wtedy

NAZWAKLIENTA_NAZWAPROJEKTU_VIZ_01

czasami do tego schematu dochodzi data gdy wiem że to w miarę powtarzalny projekt np.

NAZWAKLIENTA_NAZWAPROJEKTU_2018_01

albo

NAZWAKLIENTA_NAZWAPROJEKTU_2018-06_01

zawsze rok – miesiąc – dzień -> od ogółu do szczegółu

Czasami gdy projekt gdzieś wychodzi na zewnątrz gdzie będzie częścią czegoś to dopisuje swoją ksywkę, żeby było jasno skad to się wzięło:

NAZWAKLIENTA_NAZWAPROJEKTU_ZUCH_01

ok, dalej:

→ 03_LINK – to głównie przy projektach które idą do druku, tu wrzucam coś co jest linkowane do illistratora albo inDesigna – wydaje się problematyczne kontrolować żeby wszystkie linki leciały do jednego folderu, ale to niesamowicie praktyczne, zwłaszcza gdy współdzieli się pracę. Pliki linków też staram się sensownie nazwać wg powyższego schematu, dodając np słowo background, front, back, itp.

Tu info dla grafików: ja robię tak, że w 02_PROJKT są pliki .psd całkowicie edytowalne np. FIRMA_ULOTKA_01.psd

Natomiast w 03_LINK jest kopia tego pliku, ale z powyłączanymi warstwami tekstowymi, które są i tak zmienione tu na krzywe, poczyszczone z niepotrzebnych elementów. To pliki które są bezpośrednim linkiem do AI czy ID np. FIRMA_ULOTKA_01_background.psd.

Jeśli projekt ma dużo linków, tak jak w przypadku plików z InDesigna, to też do tego folderu lecą wszystkie linki. Niesamowicie praktyczne gdy coś trzeba zmienić, coś komuś przekazać, itp.

→ 04_DRUK – czasami nazywam to OSTATECZNE, PRODUKCYJNE, itp. – generalnie tu ląduje ostatecznie ostateczna wersja. Najlepiej w miarę możliwości nieedytowalna – taki plik, który przekazywany jest klientowi, czy np. drukarni. Czyli raczej .pdf niż .ai

Niekiedy dochodzą foldery z numerami 05 czy 06, to wszystko zależy od potrzeby. Przy składach książek czy innych publikacji gdy ostatecznie wypuszczam paczkę z inDesigna tworzę właśnie folder np. 05_PACZKA

Nie za dużo tego?

Być może wydaje Ci się to przesadą, że dużo roboty, itp. Ale z doświadczenia wiem, że przejrzysty porządek w komputerze do pracy jest niezmiernie ważny. Równie ważne jest nazywanie warstw w projektach w AI czy PS, ale to już temat na inny wpis.

Na bazie tego schematu możecie stworzyć własny, skrojony na potrzeby projektów i branż w jakich pracujecie. Oczywiście ten system może nie być dla Was, może macie lepszy, itp. Ale jeśli nie macie, to choć spróbujcie. Porządek i logika na komputerze, to oszczędność czasu, a często i oszczędność wielu nerwów.

Obserwuj

zuch

Graphic designer at Zuchowe Studio

Maciej Mazurek - prywatnie mąż Karoliny oraz tata Szymona, Hani i Adasia. Uzależniony od kawy, którą próbuję zastąpić yerbą, w wyniku czego piję jedno i drugie. Uważam, że świat bez Pink Floydów byłby bardzo smutny. W 2009 roku wystartował blog zuchrysuje.pl z autorskimi komiksami - satyra na pracę w biurze. Od 2012 zacząłem pisać na moim drugim blogu - zuchpisze.pl o tym jak być facetem: tatą, mężem i geekiem naraz... Prowadzę również swoje własne studio graficzne Zuchowe Studio gdzie projektuje fajne rzeczy dla znanych marek i tych, które dopiero chcą być znane. W 2016 wszystkie moje aktywności połączyłem w jedną całość na ZUCH.media