Podręcznik freelancera: Finansowa tabelka dla freelancerów i mikroprzedsiębiorców

Od siedmiu lat jestem „na swoim”, jestem przedsiębiorcą. Przez ten czas wiele się nauczyłem. Nie mam szefa nad głową i sam sobie planuję dzień, sam sobie ustalam priorytety. Daje to niesamowitą wolność. Oczywiście dochodzi sporo innej pracy i odpowiedzialności, których nie miałem będąc na etacie. Jedną z nich jest próba ogarnięcia własnych finansów, bo budżet freelancera, to ważna, a jednak bardzo często lekceważona rzecz.

Kiedy dostaje się miesięczną wypłatę, to wszystko jest łatwe (poza przeżyciem do następnej wypłaty). Mamy konkretną datę, konkretny przedział czasu i dopóki mamy pracę, to wiemy jaką kwotą będziemy dysponować w najbliższym czasie. Inaczej sprawa ma jeśli weźmiemy na warsztat budżet freelancera czy innego przedsiębiorcy. Wpływy – w przeciwieństwie do wydatków – są nieregularne. Co więcej często bywa tak, że praca nad projektem nieco się przeciąga, a zatem czas wystawienia faktury oraz jej realizacje również odsuwa się w czasie. Dochód jest sumą różnych wpływów od różnych kontrahentów pojawiających się w różnym czasie. Do tego dochodzi netto/brutto, VAT i podatek dochodowy (mój ulubiony).

Muszę to widzieć

Należę do tej grupy ludzi, która musi mieć takie rzeczy dobrze rozpisane, bo inaczej nie ogarniam. Źle mi się funkcjonuje w świecie liczb, wolę obrazy. Właściwie jedyne liczby, które nieźle ogarniam, to parametry kolorów CMYK… Potrzebowałem mieć jakieś miejsce gdzie będę miał to wszystko ładnie i przejrzyście wypisane, tak żebym miał pełen obraz miesiąca, roku i ewentualnej przyszłości.

Postanowiłem sobie zrobić tabelkę, w której będę mógł zanotować kto i ile mi płaci, kiedy płaci, ile z tego wpada do VATu, ile na dochodowy, a ile faktycznie mi zostaje. W tym roku wystawiałem średnio osiem faktur miesięcznie na bardzo różne kwoty. Moja tabelka pozwoliła mi zapanować nad sytuacją. Oczywiście na koniec wszystkie faktury łącznie z kosztami podlicza księgowa, ale ja potrzebuję mieć wyraźny obraz sytuacji, żeby nie zostać zaskoczonym np. kwotą podatku, który mam zapłacić.

Chciałbym zaznaczyć, że jest to narzędzie na pewno niedoskonałe, więc cudów się nie spodziewajcie. Narzędzie, które stworzyłem, aby ułatwić sobie życie. U mnie działa i się sprawdza, więc dzielę się z Wami.

Ale do rzeczy – poniżej macie obraz tej mojej tabelki, która – mam nadzieję – pomoże Wam ogarnąć własny budżet freelancera.

• Pierwsza, malutka kolumna, służy do zaznaczania statusu płatności. zaznaczam pole na zielono, jeśli płatność wpłynęła lub na czerwono jeśli płatnik jest po terminie.
• W drugim oknie wpisuję nazwę płatnika – nazwę z faktury, żeby później nie szukać w historii konta bankowego.
• W następnej kolumnie wpisuję czego dotyczyła faktura.
• Kolumnę „brutto” omijam i wpisuję kwotę netto (wszystkie honoraria negocjuje od początku w kwocie netto, bo brutto mnie kompletnie nie obchodzi).
• Tabelka sama uzupełnia pola „brutto”, „VAT”, „dochodowy”, oraz „zostaje”. Ta ostatnia kolumna to kwota, którą rzeczywiście zarabiamy.
• W następnej kolumnie wpisuję datę płatności jaka widnieje na fakturze.
• Na samym dole wszystko się ładnie sumuje, dzięki czemu widzimy jaką kwotą rzeczywiście będziemy dysponować, a jaką – w przybliżeniu – należy zachować na podatki. Piszę „w przybliżeniu” bo oczywiście jest to uproszczona tabelka, która nie przewiduje żadnych odliczeń od podatku związanego z kosztami firmowymi, które ponosimy. Zresztą u mnie te koszta są minimalne – biuro, telefon, leasing, paliwo. W sumie niewiele się tego zbiera. Ale idźmy dalej.
• Kolejna kolumna, zaznaczona na blado-czerwono, to część gdzie wpisuję sobie nazwę kosztów stałych, które ponoszę jako, nazwijmy to, przedsiębiorca i gospodarstwo domowe w jednym. Wpisuję, tu ZUSy, kredyty, czynsz, leasig, biuro, media, itp, itd. Wszystko co powtarza się każdego miesiąca. Można sobie tu też wpisać wydatki na jedzenie, paliwo, itp. Jeśli konkretnego miesiąca mamy do zapłacenia 2000zł AC/OC, to też możemy sobie wpisać. Da to nam lepszy obraz miesięcznego budżetu.
• Kolejna kolumna to oczywiście kwota tych kosztów. Tu już się nie bawię w netto/brutto, bo tak jak wspomniałem, chodzi o pewien ogólny obraz sytuacji, a nie wyliczenie co do złotówki.
• Na dole widzimy sumę kosztów.
• Ostatnia kolumna ma tylko jedno aktywne pole. Zielone, na samym dole. Jest to kwota, która zostaje po odjęciu kosztów stałych od sumy kolumny „zostaje”. Krótko mówiąc jest to kwota, która faktycznie mi zostaje po uporaniu się ze stałymi wydatkami. Kwota, którą mogę dysponować: oszczędzać, inwestować lub po prostu roztrwonić.

Można sobie dodawać dodatkowe rzędy w dół. Należy pamiętać, żeby skopiować poprzedni rząd po to aby skopiowały się funkcje obliczeń między polami.

Po skończonym miesiącu po prostu kopiuję całą tabele i zmieniam nazwę miesiąca.

Mogę jeszcze dodać, że – jeśli mamy taką możliwość – to dobrze jeśli ta tabelka jest w jakimś wirtualnym miejscu. Ja np. używam iCloud i tabelkę mam tak z linkiem w przeglądarce. Dzięki temu czy w domu, czy w pracy, czy ja, czy żona, mamy do tego dostęp i zapisujemy zmiany online.

Poniżej możecie sobie pobrać te tabelki.

-> TABELKA NUMBERS – PODATEK DOCHODOWY LINIOWY 19%

->TABELKA EXCEL – PODATEK DOCHODOWY LINIOWY 19%

->TABELKA NUMBERS – PODATEK DOCHODOWY PROGRESYWNY 18%

->TABELKA EXCEL – PODATEK DOCHODOWY PROGRESYWNY 18%

pozdrawiam

Zuch