Skrzynka e-mailowa jest dziś nieodzownym narzędziem pracy. Dla ogromnej ilości z nas e-mail jest główną formą komunikacji firmowej, a także często prywatnej. Nie potrafimy funkcjonować bez naszej skrzynki i co w tym wszystkim najgorsze – zwykle nie potrafimy nią odpowiednio zarządzać.
Widziałem skrzynki paru moich znajomych i z przerażeniem zauważyłem, że ich folder „Odebrane” liczy sobie kilka, czy kilkanaście tysięcy (sic!) e-maili. Krótko mówiąc, wszystko co kiedykolwiek dostali było w „Odebranych”. Sam w czasach mojego największego mejlowego chaosu miałem tam kilkadziesiąt wiadomości. Było to dla mnie bardzo kłopotliwe, tym bardziej, że prowadzę jednoosobową działalność, a więc jednocześnie: grafikiem, blogerem, sekretarką, szefem, pr-owcem, specjalistą od własnych mediów społecznościowych, itp, itd. Wszystkim muszę (póki co) zarządzać sam. Mimo podstawowej organizacji skrzynki panował tam bałagan, którego ogarnięcie kosztowało mnie sporo czasu, a całość przypominała syzyfową pracę.
Żeby być szczerym muszę przyznać, że dobra organizacja własnej poczty elektronicznej cały czas jest syzyfową pracą. Jednak w dłuższej perspektywie czas jej poświęcany jest krótszy, a praca wynikająca z posiadania uporządkowanej skrzynki jest o wiele efektywniejsza.
Postęp technologiczny zostawił naszą edukację daleko w tyle. Sprawa wygląda tak, że człowiek kończący szkołę kompletnie nie potrafi korzystać z narzędzi, których obsługa jest absolutnie powszechna, a co więcej – jest absolutnie niezbędna.
Postanowiłem zebrać kilka rad dotyczących zarządzania własną skrzynką. Są to rady częściowo zaczerpnięte z takich książek jak:
„Lifehacker. Jak żyć i pracować z głową. Wydanie III”,
„Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności”,
czy „Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności”,
zmodyfikowane przez moje doświadczenie i osobiste preferencje.
Są to zatem dobre rady, a nie święte reguły.
Cała nasza praca nad ogarnięciem skrzynki ma nas doprowadzić do stanu idealnego, a mianowicie:
Inbox Zero
Uważam, że jest to zasada nadrzędna. Właściwie dążenie do stanu inbox zero jest nadrzędne. Czym jednak jest inbox zero? Otóż jest to sytuacja, w której nie mamy żadnej wiadomości w folderze „Odebrane”. Wszystkie e-maile zostały przeczytane i zostały podjęte odpowiednie działania względem każdego z nich. Wiem, że dla wielu z Was brzmi to nierealnie, ale zapewniam – jest to całkowicie możliwe. W każdym razie mi się udaje (tytułem wyjaśnienia: dostaje między 20 a 60 mejli dziennie).
Żeby osiągnąć inbox zero jest nam niezbędna jeszcze jedna rzecz, a mianowicie:
Kalendarz
Kalendarz jest rzeczą absolutnie obowiązkową. Mówię tu o kalendarzu elektronicznym, online. W moim przypadku kalendarz papierowy kompletnie się nie sprawdza. Intensywnie natomiast korzystam z papierowego notesu, ale o tym napiszę innym razem.
Najbardziej popularny jest chyba kalendarz Google, który jest częścią środowiska gmail. Ja osobiście korzystam z kalendarza macowego dostępnego z macOS i iOS, bo po prostu pracuje na sprzęcie Apple i tak jest mi wygodniej. Nie mniej jednak kalendarz od Google jest również genialny i w dodatku darmowy.
Ok, wiemy do czego dążymy, wiemy, że potrzebujemy kalendarza i rzecz jasna skrzynki e-mailowej. Swoją drogą, osobiście uważam, że najlepszy UX ma gmail. Jest też kilka bardzo dobrych programów pocztowych, ale ich wybór pozostawiam już Waszym indywidualnym preferencjom. Ja jeszcze nie znalazłem (choć szukałem) idealnego dla mnie programu pocztowego i ostatecznie na obu moich komputerach używałem macowego Mail zasysający pocztę z moich firmowych kont gmail). Jednak ostatecznie mnie zirytował i wróciłem do webowego konta gmail.
Przejdźmy zatem do rzeczy. Postaram się w miarę przejrzyście przedstawić Wam w jaki sposób ja zarządzam moją skrzynką, kalendarzem i generalnie rzecz biorąc planowaniem działań.
Jak wspomniałem wcześniej stan inbox zero jest naszym celem. Dlaczego? Otóż dlatego, że dążąc do tego stany organizujemy swoje działania, czym zwiększamy produktywność, a zmniejszamy poziom stresu. Powszechnie istnieje bardzo mylne przeświadczenie, że jeśli wiadomości będą w folderze „Odebrane”, to o nich nie zapomnimy i tak będzie lepiej. Nic bardziej mylnego. Może mieć to znamiona prawdy przy trzech, czterech e-mailach, ale na pewno nie przy trzydziestu, czy czterdziestu. E-maile, które zalegają w „Odebranych” są dla nas otwartymi sprawami, które zaśmiecają nam umysł. Są ciężarem i są bardzo stresogenne. Cały czas nad nami wiszą sprawiając, że czujemy się nimi przytłoczeni. Trzeba to ukrócić.
Krok 1
Na początek trzeba stworzyć odpowiedni dla siebie system katalogowania i stopniowo go rozbudowywać. U mnie wygląda to tak:
- Odebrane
- Klienci
- Non Profit
- Podwykonawcy
- Reklama
- Propozycje Zlecenia
- Prywatne
- Ważne
- Zuch teksty
- Zuch komiksy
- Newslettery
- Social Media
Poszczególne foldery posiadają odpowiednie podfoldery, które w zależności od rozmachu działać mają swoje kolejne podfoldery. Jest to dość oczywiste, np.:
- Klienci:
– INTEL
– iem2014
– LUXMED
– LUXTORPEDA
– Robaki
– Buraki
– Luxfest
– WBK
– WRIGLEY
- Ważne:
– KSIĘGOWA
– PRAWNIK
itd, itp. Chodzi o to, żeby był porządek. Każdy z Was wie co robi i jakie działania zwykle podejmuje, a jak nie wie, to powinien się chwilę zastanowić i rozpisać to sobie. Mam podfoldery dedykowane dla spotkań, szkoleń, wyjazdów, itd. Dodatkowo wymyśliłem sobie, że w folderze KLIENCI mam podfolder ARCHIWUM, gdzie co jakiś czas przerzucam klientów z którymi aktualnie nie współpracuje.
Dodatkowo zwracam uwagę na foldery NEWSLETTERY i SOCIAL MEDIA. Są to miejsca gdzie dzięki ustawieniom poczty lądują e-maile z powyższych tematów. Robią to z pominięciem „Odebranych” dzięki czemu nie rozpraszają i nie robią bałaganu. Sprawdzam je gdy mam ku temu chwilę.
Krok 2
Stworzyłem sobie skromną klasyfikację kolorystyczną. Konkretnym zadaniom przypisywany jest odpowiedni kolor. Następnie ustawiłem zadania powtarzające się. W moim przypadku są to np. wyjścia z biura, tak aby móc wspólnie z żoną i dziećmi wrócić do domu (istotne dla mnie, bo często przy pracy tracę poczucie czasu). Przypominam sobie o drugim śniadaniu czy o lunchu (może to się wydawać nieprawdopodobne, ale potrafię zapomnieć o tym żeby zjeść). To daje mi ogólny obraz tygodnia.
Odpowiednie kolory mają zadania administracyjne, zadania graficzne, zadania blogowe, wyjścia/spotkania, sprawy rodzinne, ważne sprawy żony (przejmuję wtedy dzieciaki i muszę uważać żeby nie zaplanować sobie wtedy jakiegoś spotkania). No i to właściwie tyle.
Włączyłem sobie jeszcze przypominanie o konkretnych działaniach. Pomaga mi to ogarnąć się czasowo. Dzięki temu pamiętam, że mam np. wyjść. Tutaj należy się też wyjaśnienie – wpisuję do kalendarza również takie zadania jak sam fakt wyjścia z biura. Planuję go z takim wyprzedzeniem przed spotkaniem, żeby na pewno na nie zdążyć.
Krok 3
Teraz czas na podjęcie działań związanych z przychodzącymi mejlami. Namawiam Was do tego, żeby skrzynkę sprawdzać w miarę możliwości jak najrzadziej. Pomaga też wyłączenie wszelkiego rodzaju powiadomień przychodzących e-mail. Najlepiej zaplanować sobie czas na tzw. administrację i poza tym nie podglądać skrzynki. Każdy z nas wie na co może sobie pozwolić. Ja osobiście staram się największą cześć administracji przekopać rano i wieczorem. W ciągu dnia jeszcze kilka razy zaglądam do skrzynki, ale staram się tego zbyt często nie robić, bo moja – jak i większości z Was – praca nie polega jednak na odbieraniu e-maili. Nie mniej jednak, bardzo się staram, żeby odpowiedzieć na nie w przeciągu doby roboczej.
Ok, zabieramy się za pocztę. Zwykle lecę od najstarszych wiadomości. Rzut oka na treść i pytanie, czy załatwię go w czasie krótszym niż 5 minut? Jeśli tak, to podejmuję działanie:
A. odpisuję, a następnie przerzucam e-mail do konkretnego folderu skrzynki
lub
B. przerzucam zadanie do kalendarza, a następnie przerzucam e-mail do konkretnego folderu skrzynki.
Jeśli e-mail wymaga dłuższej odpowiedzi, która wymaga przemyślenia, to jest to również zadaniem, które zapisuje sobie w kalendarzu, a e-mail przerzucam do dedykowanego mu folderu skrzynki. Nie zależnie od działania ostatecznie e-mail znika z folderu „Odebrane”.
O ile punkt A jest oczywisty, to punkt B wymaga pewnego objaśnienia:
Krok 4
Delegowanie zadań z e-maila do kalendarza wymaga postawienia siebie w pozycji swojego własnego szefa i pracownika jednocześnie. Chodzi o to, że zadanie w kalendarzu powinno być na tyle klarowne i dokładne, żeby nie wymagało ponownego zaglądania do skrzynki. Ja robię to tak, że zadanie w kalendarzu zawsze nazywam od nazwy klienta/wydarzenia/osoby, z którą to działanie jest związane. Następnie dopisuje rodzaj działania. Te dwie informacje są tytułem zadania. Później kopiuje do info tego zadania wszystkie rzeczy, które będą tu istotne. W miarę możliwości dodaje załącznik, choć te częściej od razu przerzucam do folderu klienta na dysku komputera. Wszystko po to, żeby później nie szukać tego w mejlach. Może to wyglądać tak:
11:00 KLIENT YYY – zaprojektować plakat
- format a0, druk CMYK,
- deadline do 30 kwietnia,
- przypomnieć, że brakuje logo w krzywych,
- zdjęcie głównego produktu to IMG039485.jpg
No, coś w ten deseń. Albo:
11:00 ANDRZEJ – zadzwonić, ustalić termin
- tel. do A. 555-555-555
Tak to wszystko z grubsza wygląda. Po kolei, e-mail za e-mailem, aż dochodzimy do:
Pierwsze podejście do tematu zapewne będzie czasochłonne, ale każde kolejne będzie przebiegać sprawniej. Dzięki temu, że zadania wpisujemy do kalendarza nadajemy im status „zaplanowanych”. Działania zaplanowane nie wiszą nam nad głową. Kalendarz pokazuje wizualnie jak wygląda nasz czas, czy i kiedy jesteśmy w stanie wcisnąć coś jeszcze. Pozwala nie zapomnieć o sprawach bieżących, ale też o tych odległych w czasie. Ja mam już od jakiegoś czasu zapisane, że 20 maja mam spotkanie, a 4 lipca mam prelekcję. Wiem też, a kalendarz mi przypomni, żeby na oba spotkanie się przygotować.
W temacie produktywności cały czas mam sporo do zrobienia, ale sukcesywne dążenie do inbox zero zdecydowanie dobrze wpływa na jakość mojego dnia. Udaje mi się zrobić więcej rzeczy w krótszym czasie i do dla mnie bardzo ważne – bezstresowo.
pozdrawiam
Zuch
- Lato zimą, czyli „zimowe” ferie na Gran Canarii - 20/02/2024
- Jak budować bliskość w związku? - 02/01/2024
- Rodzicielstwo w erze influencerów. Jak uczyć dzieci mediów społecznościowych? - 06/12/2023