Jeśli w ciągu dnia brakuje ci czasu, to znaczy, że źle nim zarządzasz.
Wszyscy mamy tyle samo czasu. Każda doba każdego człowieka ma dokładnie 24 godziny. Niektórzy w tym czasie rozwijają firmy, realizują hobby i spędzają fajny, wartościowy czas z rodziną. Inni nie wiedzą jak zarządzać czasem i zawalają terminy, nie mają czasu się umyć, a o rodzinie nawet nie myślą.
Jak zarządzać czasem
Pracuję zawodowo od ponad 10 lat, z czego ostatnie 6 jestem freelancerem. Robię o wiele więcej rzeczy niż pracując na etacie, a jednak wciąż mam czas na rzeczy najważniejsze: na rodzinę i wypoczynek. Przez ten okres zauważyłem, że jedną z najważniejszych cech, której wymagają klienci to terminowość. Wielka część freelancerów ma problem z dotrzymywaniem terminów. Często jeśli nawet terminów dotrzymują to czynią to ogromnym kosztem tzw. work-life-balance.
Dlatego zebrałem garść porad jak zarządzać czasem zarówno w mikro jak i makroskali. Nie wszystkie da się zastosować zawsze i w każdej sytuacji. Można jednak to potraktować jako pewien kierunek, którego powinniśmy się trzymać. Poza poradami teoretycznymi są też moje przykłady z życia, a nawet kilka aplikacji, które pomogą monitorować czas, czy zaoszczędzić go nieco przy zamawianiu jedzenia.
1. Unikaj drobnych zleceń, a jeśli już – to je grupuj
Każde zlecenie, każdy projekt, wymaga pewnej pracy, nazwijmy to, administracyjnej. Każde takie zadanie musimy zaplanować, przegadać, przemyśleć, itp. Każdorazowo zajmuje to czas. Dodatkowo ew. poprawki też będą się multiplikować. Drobne zlecenia zwykle wiążą się również z drobną zapłatą. Dlatego lepiej, w miarę możliwości, unikać drobizny. Możemy się w tym łatwo zagrzebać, a profitów nie będzie.
Jednak część zadań z założenia jest drobna, a z różnych względów może być ważna. Wtedy najlepiej ustalić z klientem od razu, żeby zlecał rzadziej, ale większe partie materiału.
Przykład: dostałem ostatnio zlecenie na wykonanie drobnych ilustracji. Ostatecznie ma być ich dość sporo, ale pojedyncze publikacje będą w tygodniowych odstępach. Powiedziałem klientowi, że podejmę się tego zadania jeśli będę dostawał zlecenie na minimum 10 sztuk, a nie jedną co tydzień. Zgodził się bez problemu i nawet przyznał, że w sumie im też będzie tak wygodniej.
2. Czas potrzebny na wykonanie projektu oceniaj zawsze „z górką”
Bądź rozsądny. Jeśli szacujesz, że zadanie zajmie ci np. 3 dni, to powiedz klientowi, że potrzebujesz 5 dni. Najczęściej nie ma z tym żadnego problemu, a jeśli skończysz wcześniej, to tym lepiej dla Ciebie. Ale pamiętaj, że często bywa tak, że coś nieoczekiwanie wyskoczy i dzięki tej „górce” masz szansę zmieścić się w terminie.
Nie ma sensu dawać krótkich terminów. Co chcesz tym osiągnąć? Pokazać, że jesteś robotem? Ryzykować, że się nie wyrobisz i przekroczysz obiecany deadline? Pamiętaj, że o wiele lepsze jest przedstawienie dłuższego czasu wykonania zadania niż naobiecywanie bzdur i zawalenie terminu. Myśląc jak zarządzać czasem myśl o tym dlaczego chciałeś zostać freelancerem.
Przykład: zawsze czas szacuję „z górką”. Zawsze zostawiam sobie przestrzeń na niespodziewane manewry. Mimo iż szacuję, że projekt skończę na poniedziałek/wtorek, to mówię „do końca tygodnia”. Tak było nie dalej jak tydzień temu, kiedy szacowałem, że pewien projekt skończę na początku tygodnia, ale pojawiły się sprawy niezależne ode mnie w związku z przyłączem instalacji do domu i wypadły mi dwa dni robocze. Szacowanie „z górką” pozwoliło mi zmieścić się w deadlinie.
A jeśli nie wiesz ile czasu może Ci zając jakieś zadanie, to:
3. Mierz czas
Zacznij mierzyć czas jaki potrzebujesz na wykonanie konkretnego zadania. Możesz sobie to zapisywać w notesie, możesz użyć aplikacji – jednej z setek prostych timetrackerów, możesz też od razu zmierzyć czas całego twojego siedzenia przed komputerem, łącznie z rozpraszaczami i marnowaniem czasu (np. rescuetime.com daje taką możliwość).
Przykład: na początku mojej kariery freelancera mierzyłem czas w zasadzie każdego zadania, nawet tych, przy których wydawało mi się, że wiem ile mi zajmą. To początkowe dokładne rozeznanie pozwoliło mi w późniejszym czasie dość dokładnie szacować „na oko”. Pozwoliło mi też skonfrontować to co mi się wydaje z tym jak jest naprawdę.
Warto też zmonitorować swoje nawyki, przede wszystkim te złe. Ile czasu spędzamy na fejsie? Ile w skrzynce mejlowej? Ile w Photoshopie? Dzięki uzyskanym odpowiedziom możemy o wiele lepiej zaplanować swój czas.
4. Grupuj zadania tematycznie
Bardzo dużo czasu zajmuje „wbijanie się” w temat. Zwłaszcza gdy tematy te są z różnych dziedzin. Nasz mózg potrzebuje chwili, żeby przestawić myśli na nowe tory. To strata czasu i energii. Zastanów się jakie projekty możesz wykonać „za jednym zamachem” i postaraj się zaplanować je jedne po drugich.
A skoro jesteśmy przy planowaniu to:
5. Planuj dzień/tydzień/miesiąc
Nie można skutecznie zarządzać czasem nie mając dokładnego planu dnia i tygodnia, a najlepiej miesiąca. Plan dzienny pozwala Ci produktywnie pracować tu i teraz, ale dopiero wizja planu tygodniowego pozwala Ci naprawdę skutecznie zarządzać zadaniami, żeby maksymalnie zoptymalizować czas pracy.
Mając całościowy obraz łatwiej planować realnie. Nie chodzi tylko o napisanie kilku punktów to-do. Chodzi o to, żeby z góry przewidzieć ile czasu potrzebujemy, a jakim czasem dysponujemy.
Przykład: staram się raz na tydzień wypisać wszystkie zadania jakie są przede mną. Pisząc „wszystkie” mam na myśli „wszystkie”. Nie tylko duże kobyły, ale też rzeczy drobne i błahe. Bo one też muszą być wykonane i one też zajmą jakiś czas. Dopiero gdy mam pełną listę wraz priorytetami mogę porozmieszczać zadania w planie tygodnia. Widzę gdzie się zagęszcza, a gdzie są bezsensowne luki.
Jak ustalić priorytety zadań? Proponuję skorzystać z:
6. Macierz Eisenhovera
To dość znany sposób zarządzania zadaniami. W kontekście zarządzania czasem, o którym piszę wystarczy tylko znać tę ideę żeby sobie pomóc w zadaniu: jak zarządzać czasem.
Bierzemy naszą listę wszystkich zadań i po kolei wg powyższej macierzy określamy ich priorytet. Jeśli zadanie pasuje do pierwszej ćwiartki, to oczywiście trzeba je zaplanować do wykonania jak najszybciej. Te z drugiej ćwiartki mogą trochę poczekać. Natomiast trzecia ćwiartka, to rzeczy, które często może wykonać za nas ktoś inny. Czwarta część, to już na koniec, jak zrobimy wszystko inne.
Przykład: na początku tego tygodnia zrobiłem sobie listę wszystkiego co powinno być zrobione. Moja lista zawsze obejmuje WSZYSTKIE rzeczy, a nie tylko te typowo pracownicze. Dzień to nie tylko czas pracy, ale też cała reszta. I tak np. miałem na liście m.in. dokończyć ten tekst, przeformatować reklamę z A4 na B2, wymyślić scenariusze kilku komiksów, odebrać dzieci ze szkoły, zrobić kilka zdjęć do tego wpisu, spotkanie z klientem, które musiało się odbyć w poniedziałek rano, spotkanie z grupą ojców, które musiało się odbyć w poniedziałek popołudniu, przygotowanie jakiegoś żarcia na to spotkanie, porąbanie drewna, napisanie innego tekstu na blog, zaplanowanie komunikacji w social-media, sprawdzenie prac egzaminacyjnych studentów, itp, itd.
Absolutnym priorytetem było dokończenie tego tekstu oraz wykonanie do niego zdjęć i krótkiego instastory. Reklama i komiksy mogą poczekać. Spotkań nie przełożę, bo mają ustalony wcześniej czas. Żarcie? Trzecia ćwiartka, pilne, ale nie tak ważne, żeby zajęło mi czas. Grupuję więc zadania wg tematów i priorytetów. Scenariusze do komiksów, inny tekst na blog i plan SM zostawię sobie na za dwa dni, wtedy też porąbie drewno, a po tym, odpoczywając przed kominkiem sprawdzę egzaminy.
Ale dziś po spotkaniu, muszę napisać tekst, a potem jechać po dzieci i na grupkę ojcowską. Przekąsek nie zdążę przygotować, więc zlecam to komuś innemu. Zamawiam online, za pomocą aplikacji, korzystając z nowej usługi Przeskocz Kolejkę, kubełki w KFC (no bo mało jest lepszych rzeczy na spotkanie facetów niż pikantne skrzydełka) i ustawiam odbiór w lokalu na godzinę, kiedy po przywiezieniu dzieci do domu będę jechał na grupkę. Zamówienie można złożyć w domu, przy kawie, w korku, itp. Zapłacić online, a potem, po drodze, wskoczyć do lokalu i odebrać zamówienie o wyznaczonej przez nas godzinie. Nie czekając w kolejce do zamówienia, a później odbioru, dopasowujesz usługę i zamówienie do swoich planów.
Dobry plan, wyraźne priorytety i grupy tematyczne, pozwalają maksymalnie wykorzystać czas jaki mamy. Plan pozwala nam uniknąć „miotania się” i marnotrawienia czasu na zastanawianie się co mam teraz robić i jak to zrobić i czy się ze wszystkim wyrobię. Mam plan – wyrobię się.
Partnerem wpisu jest KFC,
|
7. Czas to pieniądz
Kilka punktów wcześniej wspomniałem o liczeniu godzin, a teraz napiszę o liczeniu wynagrodzenia, bo gdy mowa o tym jak zarządzać czasem, to nie można pomiąć faktu, że tak, aby na tym zarobić. Bywa tak, że np. za DTP akrusza biorę tyle a tyle. Wtedy sprawa jest prosta: ilość arkuszy razy kwota i mamy honorarium. Ale często bywa, że do niektórych projektów ciężko odnieść jakieś widełki cenowe. Najłatwiej oprzeć honorarium o koszt godzin pracy jakie musimy na dany projekt poświęcić. A jak wycenić godzinę pracy?
Przykład: posłużmy się dość uproszczonym, acz dającym dość wyraźny pogląd na temat sposobem.
Rok ma 52 tygodnie czyli 2080 godzin (jeśli zakładamy, że pracujemy po 8 godzin dziennie 5 dni w tygodniu). Ale przecież nie pracujemy non stop. Należy nam się te, dajmy na to, 4 tygodnie wakacji. Czyli zostaje 48 tygodni, czyli 1920 roboczogodzin. Jednak całego czasu pracy nie przeznaczamy bezpośrednio na robienie projektów, bo mamy czas na administrację, spotkania, ustalenia, mejle, itp. Powiedzmy, że zajmuje nam to 25% czasu pracy. Czyli zostaje nam 1440 godzin.
Teraz ustalmy kwotę jaką chcielibyśmy zarobić w ciągu roku. Powiedzmy 100 000 zł. Tyle chcemy mieć na rękę, czyli z podatkami i przeróżnymi kosztami będzie to jakieś 150 000 zł. Dodajmy 20%, które chcielibyśmy bezwarunkowo odkładać i mam ostatecznie kwotę 180 000 zł. Teraz dzielimy to przez 1440 godzin i wychodzi nam kwota 125 zł za godzinę roboczą, 1000 zł za dzień. Dużo? Mało? Sam oceń jak się wyceniasz i jakie masz ambicje. W każdym razie jest to szacunkowy obraz, który może pomóc ci odnieść się do wyceniania.
Jest to bardzo pomocne zwłaszcza gdy zlecenie jest czasochłonne, bo jeśli weźmiemy 1000zł za coś co nam zajmie bite 3 tygodnie, a jeszcze pewnie dojdą poprawki, to w ciągu miesiąca nie zarobimy nawet na ZUS.
8. Szablonuj komunikację
Przeczytaj swoje ostatnie 50 mejli. Zobacz ile z nich miało taką samą treść. Prawdopodobnie zauważysz, że wielokrotnie, za każdym razem na nowo, pisałeś niemal to samo. Okropna strata czasu i energii.
Przykład: w moim przypadku powtarzalne są głównie odpowiedzi na pytania ofertowe. Potencjalni nowi klienci pytają zwykle o to samo, a ja zwykle odpowiadam im to samo, bo pewne rzeczy, honoraria, założenia, itp są stałe. Mam pewne stałe przykłady, którymi wizualnie tłumaczę o co mi chodzi.
Stworzyłem więc pewne szablony odpowiedzi. Mam je w Evernote, którego używam do wszelkich notatek, ale równie dobrze może być to google docs. Ważne żeby był to dokument dostępny online, bo gdy pracujemy na różnych komputerach to wszystko mamy pod ręką.
Szablony odpowiadają na zwykłe pytania, podają linki do przykładów itp, itd. Warto przygotować sobie takie szablony w dwóch wersjach, bardziej i mniej formalnych. W zależności czy ktoś zaczyna mejla do mnie od „Szanowny Panie” lub od „Cześć Zuchu!” w kilka sekund mam gotową odpowiedź.
Podpowiem jeszcze, żeby te szablony były w miarę możliwości uniseksowe. Tzn. żeby nie używać zwrotów określających płeć odbiorcy, bo wtedy się nie zagapimy, nie pomylimy i nie napiszemy do kolesia np. „odpowiadając na to co pytałaś…”. Lepiej takie zdanie ująć: „odpowiadając na Twoje pytanie…”.
9. Unikaj (niepotrzebnych) spotkań
Doświadczenie mówi, że większość godzinnych spotkań można załatwić jednym krótkim mejlem. Jeśli jesteś grafikiem, programistą, copywriterem, fotografem, czy kimkolwiek komu nie płacą za spotykanie się i rozmawianie z ludźmi, to unikaj spotkań. Gdy jesteś na spotkaniu to nie pracujesz. Owszem, być może załatwiasz sobie zlecenie, ale za to ci jeszcze nikt nie płaci. Płacą ci za grafikę, za kod, za tekst, za zdjęcie. Nie zrobisz tego podczas spotkania.
10. Planuj pracę, a nie przerwy
Sporo osób do kalendarza czy innego planera wpisuje de facto tylko przerwy od pracy: spotkania, wyjścia, wywiadówki u dzieci, wizyty u dentysty, fryzjera, itp. Spójrz na swój kalendarz i zastanów się czy nie popełniasz właśnie tego błędu. Te wszystkie przerwy są oczywiście ważne, ale – tak jak w poprzednim punkcie – nikt Ci za to nie płaci. Masz dokładnie zaplanowane wyjścia, a czas między nimi „jakoś się ułoży”. Tak nie może być. To Twoja praca jest najważniejsza, to ona przynosi dochód, to dzięki niej płacisz rachunki. Zaplanuj dokładnie czas swojej pracy. Co i kiedy zrobisz oraz ile dokładnie czasu na coś przeznaczasz.
11. Wyznacz ramy
Częstym błędem przy planowaniu czasu pracy jest niewyznaczenie jej końca. Mamy listę to-do, mamy to nawet w blokach czasowych wpisane do kalendarza, ale nie traktujemy dosłownie i sztywno tych ram czasowych. Przez to praca się rozjeżdża, a plan nie jest żadnym planem.
Przykład: mam do wykonania kilka rzeczy o podobnym priorytecie. Wyznaczam im konkretne ramy czasowe. 9:00-11:00 – zadanie X, 11:00-11:15 – drugie śniadanie, 11:15-13:30 – zadanie Y, o 14:00 muszę wyjechać po dzieci do szkoły, więc 13:30-14:00 mam pół godziny na ogarnięcie skrzynki mejlowej.
>> Przeczytaj mój tekst: Podręcznik freelancera: Jak zaplanować poranek
Gdybym nie trzymał się tych ram, to pewnie nie zjadłbym drugiego śniadania, nie ogarnął mejli i w ostatniej chwili wybiegł z domu, żeby nie spóźnić się po dzieci. Ok. może nie skończę przed wyjściem zadań X i Y, ale dokończę je później, na spokojnie, bez bieganiny i chaosu.
12. Nie wciskaj
Nie zachowuj się jak recepcja przychodni lekarskiej czy fryzjera: „no mam tam kogoś na 13, ale to proszę być 12:45”. Ostatecznie nie wchodzisz o 12:45, bo poprzedni klient jeszcze siedzi, bo przed nim też był ktoś wciśnięty, a ten co miał być po Tobie o 13 będzie miał pół godziny czekania.
Traktuj kalendarz jak świętość. Planuj tam wszystko z góry, z wyprzedzeniem kilku dni. Dzięki temu będziesz widział czy napewno możesz nowym tematem zająć się jutro, czy dopiero za trzy dni. Ok, może klient nie będzie mógł poczekać, ale jeśli wciśniesz go pochopnie, to w konsekwencji nie dotrzymasz deadline’u ani tego, ani innego klienta.
13. Ty mówisz „STOP!”
Pamiętaj, że zostałeś freelancerem, żeby nie mieć szefa, który zmusza cię do pracy po godzinach. Klienci będą traktować cię tak jak im na to pozwolisz. To ty masz decydować o tym jak zarządzać czasem. Owszem, czasami trzeba coś zrobić nagle, czasami trzeba przysiąść w nocy. Ale to musi być tylko i wyłącznie czasami. Klient musi wiedzieć, że robisz dla niego wyjątek, a nie że jesteś niewolnikiem na każde zawołanie.
Przykład: bardzo często bywa tak, że w czwartek lub piątek klient pyta jak szybko mogę coś zrobić, czy już dziś, jutro max. Odpowiadam, że dziś jest piątek, jutro weekend, więc usiądę do tego w poniedziałek lub wtorek. W 99% przypadków jest to zupełnie ok. Mam normalny wolny weekend, a ASAP zadania wcale nie był taki ASAP. Ale bez asertywnej odpowiedzi zostałbym z przeświadczeniem, że strasznie się śpieszy i że powinienem zarwać weekend, żeby wyrobić się z projektem.
Ważne są również życiowe priorytety. Dla mnie najważniejsza jest rodzina. Kiedy odchodziłem z etatu, to jednym z wielu powodów było to, że chciałem zawsze móc być np. na szkolnych czy przedszkolnych przedstawieniach moich dzieci. Absolutnie nigdy nie opuścić Dnia Ojca. Nigdy nie będzie nikogo, kto będzie ważniejszy niż moje dzieci. To ja jestem szefem i to ja mówię, że teraz wychodzę na szkolny bal.
14. Weź wolne
Szanuj swój czas, szanuj czas swojej rodziny. Przypomnij sobie po co zostałeś freelancerem. Czy gdy podejmowałeś tę decyzję mówiłeś sobie: zostanę freelancerem bo chcę pracować 365 dni w roku, wliczając weekendy i noce! Szczerze wątpię.
Ustal sobie jak chcesz podzielić swój czas. Wyznacz minimalna ilość dni wolnych. Zaplanuj wakacje, ferie, itp. Ja dopiero będąc freelancerem odkryłem jak ważne są dłuższe okresy wypoczynku (w sensie dłuższe niż tylko weekend) również między wakacjami a zimowymi feriami. Tydzień wolnego w listopadzie czy marcu działa cuda.
To Twój czas i Twoje życie. Nie zmarnuj go na ASAPY. Jeśli masz rodzinę, to przede wszystkim nie zmarnuj Waszego wspólnego czasu na rzeczy, które ostatecznie nic nie znaczą i które w przeważającej większości można było lepiej zaplanować.
15. Czas na rozwój
Wyznacz sobie czas, który poświęcisz na rzeczy nie związane bezpośrednio z zadaniami jakie masz. Chodzi o taki czas na rozwój osobisty. Jeśli jesteś grafikiem, to wyznacz sobie np. dwie godziny w środę, kiedy odstawisz projekty i po prostu w spokoju dla relaksu poćwiczysz szkicowanie. Albo może to czas na czytanie branżowej literatury? Albo przygotowanie pobocznego projektu, który przyczyni się do rozwoju Twojej firmy? Może chcesz zacząć pisać książkę? Albo uczyć się nowego języka?
Te wszystkie rzeczy wpłyną na Twoją karierę, na jej rozwój. Dlatego wyznacz im czas tak jak każdemu innemu zadaniu.
Pamiętaj, wszyscy mamy tyle samo czasu. Ty zdecyduj czy chcesz go zaplanować i dobrze wykonać swoja pracę pozostawiając sobie mnóstwo czasu na rodzinę, odpoczynek, podróże, przyjaciół czyli to wszystko, co naprawdę ma w życiu sens.
Pozdrawiam
ZUCH
Fajne? Daj lajka i zostaw komentarz
- Lato zimą, czyli „zimowe” ferie na Gran Canarii - 20/02/2024
- Jak budować bliskość w związku? - 02/01/2024
- Rodzicielstwo w erze influencerów. Jak uczyć dzieci mediów społecznościowych? - 06/12/2023