W Polsce najwięcej firm upada w 3 roku działalności. Początkowy pomysł, strategia i energia nie trwają wiecznie. Dlaczego tak się dzieje i jak tego uniknąć?
Rok 2018 zakończył się wzrostem o 10% firm, które zbankrutowały i sąd ogłosił ich upadłość. Rok 2019 może być pod tym względem jeszcze gorszy (za „Rzeczpospolita”). Mowa tu o dużych firmach. Jednoosobowe działalności i freelancerzy zwykle nie muszą ogłaszać upadłości. Po prostu zamykają działalność.
W tym przypadku dzieje się to najczęściej między 25 a 36 miesiącem działalności (dane za CRIBIS.pl). Wskazuje się szereg przyczyn, ale też i szereg rozwiązań jak tego uniknąć.
Nie można robić tylko tego co na etacie
Dziś po kilku ładnych latach prowadzenia działalności z pewną zgrozą przypominam sobie moje pierwsze miesiące jako przedsiębiorca. Naprawdę niewiele wiedziałem o prowadzeniu firmy: o organizacji, podatkach, strategii, pozyskiwaniu klientów, walidacji, czy czymkolwiek innym. Byłem grafikiem i blogerem i chciałem to robić dalej. Tylko, że tak się nie da.
Bycie przedsiębiorcą, to więcej niż bycie grafikiem, programistą, szkoleniowcem, pisarzem, itp. Bycie przedsiębiorcą – zwłaszcza w opcji jednoosobowej – oznacza przyjęcie na siebie wielu innych obowiązków. Wykonanie ich często jest ważniejsze niż sam filar naszej działalności. Wszystko to zabiera czas i bezpośrednio nie przynosi zysku. Nie można robić dwóch rzeczy na raz, więc trzeba nauczyć się dobrze dysponować swoim czasem, pieniędzmi, emocjami i relacjami.
1. Dysponowanie czasem
Chcę pracować mniej. Dosłownie – chcę mniej godzin dziennie przeznaczać na pracę. Jednocześnie chcę maksymalizować zysk. Łatwo się to pisze, trudniej wprowadza w życie. Tym bardziej, że paradoksalnie żeby pracować mniej to trzeba pracować więcej. Przynajmniej na początku.
Tim Ferriss, autor książki „4 godzinny tydzień pracy”, po wydaniu swojej książki pracował po około 100 godzin tygodniowo. Trochę dziwnie, ale tu wszystko się zgadza. To tak jak zaczyna się każdy podcast Pata Flynna:
„…it’s all about working hard now, so you can sit back and reap the benefits later.”
Zwłaszcza początek działalności, ale i później są takie okresy, kiedy trzeba naprawdę przycisnąć. Odłożyć wszystko na później i cisnąć. Przy czym kluczowe jest tu świadome i zaplanowane zamknięcie tego „ciśnienia” w określone ramy czasowe. Łatwo się wypalić, a jeszcze łatwiej zwyczajnie zrobić sobie krzywdę. Nasz organizm nie jest niezniszczalny. Do tego możemy zrobić krzywdę swojej rodzinie usuwając się z ich życia, z małżeństwa, z procesu wychowania dzieci, itp.
Osobiście staram się nie pracować za dużo
Naprawdę się staram, bo gdy ma się swoją działalność, to cały czas jest coś do zrobienia, zwłaszcza jeśli jakoś dywersyfikujemy przychód i jednocześnie staramy się rozwijać, dbać o swoją markę i utrzymywać relacje biznesowe. Spokojnie mógłbym pracować po 14 godzin dziennie, a i tak coś jeszcze bym znalazł.
Ale plan od początku był taki, że firma ma dać mi więcej swobody i w efekcie więcej czasu dla rodziny. Czy tak jest? Tak. Zdecydowanie. Oczywiście są różne etapy i różnie dzielę czas, ale mogę sobie pozwolić na to, żeby tak jak teraz, przez prawie dwa lata (od końca urlopu macierzyńskiego żony, do czasu gdy Adaś pójdzie do przedszkola) zajmować się w domu moim najmłodszym synkiem. To sprawia, że zostaje mi już niewiele godzin na pracę, a pozostałej energii mam jeszcze mniej.
Ale mogę to zrobić i jest co cudowne. Często hardkorowe, ale jednak cudowne, a w ostatecznym rozrachunku bezcenne.
Jak ja to robię
Dysponując swoim czasem trzeba bardzo wyraźnie określić priorytety. Dosłownie z kartką i ołówkiem zrobić listę aktywności i zaznaczać co jest niezbędne, co przyniesie dochód, co mogę odłożyć na kiedyś, z czego mogę zrezygnować itp. W ten sposób np. odstawiłem wszystkie wyjścia i wyjazdy, które nie przyniosą mi zysku (niekoniecznie finansowego). To nie jest wyrachowanie, tylko rozsądek. Teraz nie jest na to czas.
Bardzo dokładnie planuję przynajmniej najbliższy tydzień. Czasami jest to uciążliwe i bywa czasochłonne, ale bardzo ułatwia funkcjonowanie. Jestem zapracowany i rozproszony, prowadzę kilka czy kilkanaście różnych projektów. Nie mogę sobie pozwolić na chaos. Nie mogę zawalić deadline’u (tego akurat nigdy nie można), nie mogę czegoś zapomnieć. Moja marka jako freelancera opiera się w ogromnym stopniu na zaufaniu jakim darzą mnie klienci.
✅ Przeczytaj mój tekst: Przekroczysz i zginiesz, czyli czym jest deadline
Ja bardzo lubię pracować z papierowym notesem (nie kalendarzem, a czystym notesem) oraz z kalendarzem elektronicznym (w moim przypadku standardowy macowy iCal). Całość moich narzędzi produktywnościowo-planerskich zamyka Evernote.
W notesie notuję, szkicuję, planuję – uwielbiam papier i muszę wszystko widzieć, nie lubię ograniczenia ekranu, zwłaszcza smartfonowego. Poza tym ołówek i kartka nie rozpraszają, a właśnie przeciwnie – pozwalają uciec od rozproszeń jakie serwują nam urządzenia elektroniczne.
Jeśli nie wiesz jak ogarnąć papierowy notes, to koniecznie zajrzyj do Oli Budzyńskiej – Pani Swojego Czasu. Ola jest mistrzynią papierowych planerów. Serio, serio.
Wszystko leci do kalendarza
W kalendarzy iCal (czyli w zasadzie taki jak Google Calendar, tylko ładniejszy) wpisuje WSZYSTKIE zadania. Bardzo ważne jest też wpisywanie zablokowanego czasu. Wpisuję (i oznaczam osobnym kolorem) czas kiedy nie mogę zająć się pracą – opiekę nad Adasiem, robienie obiadu, czas dla reszty rodziny, itp. To bardzo pomaga spojrzeć na realną przestrzeń, którą dysponujemy i realnie zaplanować pracę.
Wiem, że projektem layoutu do książki mogę zająć się np. we wtorek, ale wiem też, że nie przed 16, bo po prostu jestem z synkiem. Ale wiem też, że mniej więc między 12 a 14 jesteśmy na spacerze, na którym to przez dwie godziny młody śpi, a ja pcham wózek. Na ten czas planuję np. rozmowy telefoniczne. Nie zabieram tym samym sobie ani ograniczonego czasu pracy, ani czasu z rodziną.
Przy okazji czas adasiowej drzemki wykorzystuję na rozwój. Wtedy słucham podcastów (ostatnio głownie „Smart Passive Incom” Pata Flynna oraz „Pro blogger” Darrena Rowsa ).
✅ Przeczytaj mój wpis: Podcasty biznesowe – co to jest i z czym się to je
W iCal wpisuje też np. rachunki, które muszę w określonym terminie zapłacić. Wpisuje też nierobocze rzeczy, żeby nie zapomnieć, np. żeby na początku miesiąca spisać licznik prądu i gazu, bo elektrownia i gazownia lubią sobie same wpisać zużycie.
Generalnie moją ideą kalendarza jest pozbycie się z głowy i ze skrzynki mejlowej wszystkich zadań. To naprawdę niesłychanie odciąża umysł kiedy wszystkie zadania wpiszemy do kalendarz i nadamy im określoną datę.
✅ Przeczytaj mój wpis: Inbox zero
Evernote z kolei jest miejscem tworzenia i archiwizowania wszystkich tekstów i notatek. Tu mam teksty na blog (w tym ten), scenariusze komiksów, różne listy zadań czy zakupów (np. w evernocie wpisując [] tworzymy pole check-in – bardzo lubię to rozwiązanie), plany zajęć dla moich studentów, pytania egzaminacyjne, itp. Tworzę też i przechowuję tu powtarzalne teksty np. cennik usług blogowych, przebieg pracy nad projektem logo, przebieg pracy nad projektem i składem książki, itp. Mam tu też listy pomysłów na teksty wraz z notatkami (evernote zapisuje całe strony wraz z aktywnymi linkami, co jest szalenie pomocne).
2. Dysponowanie pieniędzmi
Tu zaczyna się prawdziwy problem. W zasadzie nikt nigdy nie uczył nas dysponować pieniędzmi w domu, a co dopiero w firmie. Netto, brutto, dochodowy, ryczałt, vat, deklaracje, itp, itd. Kończymy szkoły, ale ważnych rzeczy najczęściej nie wiemy. To jest dramat, wiem po sobie. Skończyłem podstawówkę, liceum, dwa kierunki studiów i przy zakładaniu działalności musiałem się wszystkiego uczyć od zera.
W temacie pieniędzy dam Ci kilka rad:
- Zatrudnij księgową. To tylko 200zł miesięcznie, a zajmuje się sprawami, o których zwykle nie masz zielonego pojęcia. Księgowość, to nie tylko sumowanie liczb w excelu. Księgowość, to przede wszystkim odpowiedzialność karna. Pamiętaj, że Urząd Skarbowy, każdy Twój błąd traktuje jak potencjalne (albo wcale nie potencjalne) przestępstwo skarbowe i wyciąga często bolesne konsekwencje.
- Ceń swoją pracę (przeczytaj mój tekst: Jak wycenić swoją pracę). Nie bądź tani. Taniość, to bardzo słaba strategia dla małych przedsiębiorców.
- Nie wydawaj pieniędzy, których nie masz – to, że wystawiłeś fakturę nie znaczy, że te pieniądze masz na koncie. Niestety w Polsce termin przelewu jest conajmniej umowny i nie raz przyjdzie Ci dopominać się o swoje pieniądze.
- Brutto, to nie netto, a netto, to nie to co ci zostanie w kieszeni. Myśl o tym ile chcesz dostać na rękę, powiększ to o 20% i będziesz miał kwotę netto jakiej masz zażądać. Nie zapominaj o podatku dochodowym, który pomniejsza twoje realne zarobki o jedną piątą.
- Nie musisz mieć wszystkiego od początku. Naprawdę nie potrzebujesz od razu wielkiego biura, turbo szybkiego komputera, najnowszego telefonu, pretensjonalnego samochodu w leasingu, sprzętu biurowego pokrytego złotem. Wiele razy, zbyt wiele razy, widziałem takie akcje na własne oczy. Pierwszy inwestor i bach! dwa dni później podjeżdżają wielkim mercedesem z ratą leasingową 5 czy 6 tysięcy miesięcznie. Bo teraz mogą, bo teraz to trzeba prestiżowo, pokazać się itp. Upadek był spektakularny.
Po prostu podejdź do tego rozsądnie. Zobacz ile wielkich firm zaczęło się w garażach, na strychach, w piwnicach, czy w wydzielonym w mieszkaniu kąciku metr na dwa i dłubaniu po nocach, tak żeby nie obudzić żony i dzieci.
Gdy zaczynałem miałem taki właśnie kącik. Było niewygodnie. Komputer był leciwy. Tablet graficzny niewiadomej firmy bardziej przeszkadzał niż pomagał. Z czasem się dorobiłem. Z czasem pojawiły się różne opcje, o których na początku nawet nie marzyłem. Pojawiły się nie tylko pieniądze, ale i kontakty, które ułatwiają i załatwiają wiele rzeczy.
Dziś mam fajny komputer, nowiutkiego Cintiqa 22 i przestronne biuro w moim domu gdzie mam kolekcję komiksów, figurek i gadżetów, plakaty.
Co warto zrobić?
Bardzo dobrym rozwiązaniem jest wypłacanie sobie wypłaty jakby się było swoim własnym pracownikiem. Do tego najlepiej jest mieć jakąś poduszkę finansową. Zobrazuję to na przykładowych liczbach, które sobie dostosujcie do własnych realiów.
Załóżmy, że po przeliczeniu wszystkich wydatków i przychodów jakie dostarcza wasz partner (jeśli jesteś w związku) żeby to wszystko zapłacić i mieć jeszcze jakieś zaskórniaki, potrzebujesz 5000 zł. Dobrze jest mieć jakieś oszczędności, powiedzmy 15000 zł. Nazwijmy je poduszką finansową. To daje ci 3 wypłaty po 5000 zł.
I teraz tak: każdego miesiąca przelewasz sobie z poduszki finansowej 5000 zł na konto prywatne – to jest twoja wypłata, tymi pieniędzmi dysponujesz w danym miesiącu. Natomiast z pieniędzy zarobionych w firmie uzupełniasz regularnie poduszkę, a resztę przelewasz np. na konto oszczędnościowe. To daje ci stały, przewidywalny dochód i przede wszystkim nie tracisz płynności finansowej jeśli trafi się słabszy miesiąc, albo jeśli będzie opóźnienie w przelewie od klienta, itp.
Jeśli poduszka jest uzupełniona i są nadwyżki z działalności firmy, to wtedy można nimi dysponować kupując coś ekstra.
Żeby być szczerym muszę napisać, że niestety nie wprowadziłem tego rozwiązania z pensją na początku. Nie miałem wtedy żadnej poduszki finansowej, żadnych oszczędności. Z tej perspektywy odejście z etatu było mało rozsądnym i dość ryzykownym posunięciem. Ale przez kilka wcześniejszych lat ciężko pracowałem (nie, nie, nie na etacie) jako bloger coraz bardziej poszerzając swoją sieć kontaktów i budując markę osobistą.
Nie licz na ulgi
To co mogę doradzić jeszcze w temacie pieniędzy, to żebyś nie liczył na mały ZUS, że będzie łatwiej (choć troszkę jest), na jakieś dopłaty, itp. To są tylko tymczasowe rozwiązania. One nie mogą być wkalkulowane w strategie. Firma ma przynosić zysk, a nie liczyć na takie małe ulgi.
Twój początkowy plan nie może być „na styk”. Musisz naprawdę mieć pomysły, rozpisaną strategię i tzw plan B. Podam ci przykład: przed przejściem na swoje miałem zaplanowane kilka potencjalnych zleceń i kilka pewniaków, które byłyby na początek, zasiliły by moje konto w pierwszym miesiącu czy dwóch działalności.
Żaden z tym pewniaków nie wypalił. A to komuś się odwidziało, a to trzeba było przełożyć o kwartał wydanie czasopisma, itp.
Plan miałem jednak szerszy, a i wcześniej postarałem się o odpowiednie nagłośnienie mojego przejścia z etatu na własną działalność.
Partnerem wpisu jest firma EPSON – producent m.in. niesamowicie wydajnych drukarek 4in1 z serii ECO TANK.Dlaczego taki partner przy takim wpisie? Dlatego, że EcoTank, to najtańszy druk na rynku, a zapas tuszu starczy na około 3 lata. Chodzi o to, żeby wybierając rzeczy ważne do biura wybierać takie, które faktycznie życie nam ułatwią, a nie utrudnią. Tak żeby drukować kiedy chcemy, a nie kiedy akurat mamy tusz. W seria ECO TANK – ja jestem szczęśliwym posiadaczem modelu L6190 – kluczowe jest zastąpienie kartridży pojemnikami, do których samodzielnie wlewa się atrament (dostępne za około 30 zł w dużych, 70 ml. pojemności flaszkach), co przekłada się na niebywale niski koszt wydruku strony: ~1 gr za cz-b, ~2 gr za kolor. Do każdego Eco Tank fabrycznie Epson dostarcza butelki z zapasem atramentu, który wystarcza na wydruk około tysiąca stron czarnego tekstu i drugie tyle kolorowych. Więcej o samej drukarce piszę o TUTAJ
Konkretnie w L6190 jest to do 14 000 stron w trybie monochromatycznym i 11 200 stron w trybie kolorowym. Biorąc pod uwagę statystyczne zużycie starczy to na około 3 lata. Dla mnie bomba. Tym bardziej, że w poprzednich trzech latach autentycznie kilka razy miałem sytuację, że musiałem wydrukować coś na cito, ale zabrakło tuszu. O kosztach kartridży nie wspominając. Co więcej w maszynach jest głowica drukująca piezoelektryczna, a nie termiczna – w praktyce oznacza to, że w procesie drukowania nic się nie nagrzewa, ergo: podzespoły żyją dłużej, a sama praca żre mniej prądu. Druk piezoelektryczny Epson opracował i opatentował od A do Z na użytek profesjonalnych maszyn drukarskich o olbrzymich obciążeniach. Głowice stosowane w EcoTankach to de facto ten sam moduł, co znaczy, że powinny pracować długo i bezawaryjnie. Zalety możne tak wypunktować:
Dodatkowo cały czas trwa promocja, która sprowadza się do tego, że po zakupie nowego modelu EcoTank, skanuje/fotografuje się dowód zakupu, rejestruje na stronie Epson i podaje nr konta, na który po miesiącu wpływa zwrot części pieniędzy wydanych na drukarkę. Kwoty są sztywne dla modelu. Dla mojego L6190 konkretnie jest to 230 zł. Spoko, to dla mnie jedno tankowanie samochodu gratis. Trwa też inna promocja, bezpłatne wydłużenie gwarancji do 3 lat. |
3. Dysponowanie emocjami
Prowadzenie własnej działalności potrafi wygenerować dużo stresu. Dodatkowo mamy często niezdrowy stosunek emocjonalny do naszego dziecka… tfu… naszej firmy. Rozumiesz o co mi chodzi? Przecież to moje, ja to stworzyłem od zera, itp, itd.
U mnie stres powoduje natłok zadań
Bardzo pomaga mi dokładne planowanie, spisywanie wszystkiego i układanie w kalendarzu. To jest tak, że nagle „Boże, Boże, przegiąłem pałę! To jest niemożliwe żeby to wszystko zrobił” zmienia się na „Spoko, spoko, jeszcze coś da się tu wcisnąć”.
Staram się być asertywny bo wyznaczyłem sobie jasno priorytety. Wiem co teraz jest dla mnie najważniejsze. Odmawiam, nie biorę zobowiązań, których nie będę mógł wypełnić, albo będę się przy tym niepotrzebnie męczył.
Nie tracę czasu na dojazdy – pracuję w domu. Nie tracę czasu na spotkania – większość rzeczy można załatwić mejlem plus ewentualnie krótką rozmową telefoniczną.
Otwartość na zmiany i otwartość na sugestię
Celowo nie używam słowa krytyka, bo u nas w kraju ma ona bardzo niszczący charakter. Chodzi o to, żeby dojść do miejsca gdzie otaczamy się ludźmi, którzy spojrzą na nasz biznes i doradzą lub przestrzegą, a ich zdanie będzie wartościowe, bo mają na ten temat wiedzę. Do tego trzeba odpowiednie dysponować relacjami – ale do tego zaraz dojdziemy.
Ważne jest, żeby nie być zaślepionym, żeby nie brnąć bezsensu w coś co się rozpada. Wszystko cały czas się zmienia: i rynek, i możliwości, i klienci. Trzeba móc spojrzeć z perspektywy na to co robimy. A zaufani znajomi przedsiębiorcy są w tym bardzo pomocni.
Rozważ np. Mastermind. Po szczegóły odsyłam do podcastu (ale w linku jest też transkrypcja tekstowa oraz wideo) Michała Szafrańskiego.
Jesteś twarzą
Zostańmy jeszcze chwilę przy emocjach. Musisz pamiętać, że (najczęściej) jesteś (jedyną) twarzą swojej firmy. Jeśli jesteś freelancerem czy masz jednoosobową działalność, to ty jesteś firmą. Zastanów się dwa razy zanim coś opublikujesz w mediach społecznościowych. Zastanów się dwa razy zanim zaangażujesz się w jakiś konflikt. Po prostu pomyśl czy chcesz i czy osiągniesz jakąkolwiek korzyść taplając się w jednej z tysięcy nic nieznaczących utarczek? Może warto przyjąć strategię Drzewca z Władcy Pierścieni, który zapytany przez hobbita, po której jest stronie, odpowiedział, że po żadnej, bo żadna nie jest po jego stronie.
Wiele razy widziałem głupie pyskówki, kłótnie, afery o nic. Sytuacje gdy ktoś reprezentujący swoją firmę wykłócał się na Facebooku i to jeszcze z profilu firmowego… To naprawdę bardzo podważa wiarygodność. Prowadzimy biznes, a nie naparzamy się łopatkami w piaskownicy.
Dzięki strategii Drzewca mamy też sito, które odsiewa bzdury od rzeczy naprawdę istotnych. Bo wcale nie chodzi o to, żeby istnieć w życiu publicznym i żeby nie zabierać głosu, ale o to, żeby nasz głos wybrzmiał w sprawach ważnych.
4. Dysponowanie relacjami
Mówi się, że jesteśmy wypadkową ludzi, którymi się otaczamy. Często mamy w swoim otoczeniu ludzi toksycznych, leniwych, gadających głupoty i pozbawionych ambicji. To na nas promieniuje. Autentycznie to ma wielki wpływ na nasze decyzje i emocje. Kontroluj to.
Bywaj w miejscach gdzie ludzie chcą coś robić, mają ambicję, są przyjacielscy. W większych miastach jest wiele spotkań tego typu. Są barcampy, meetupy, itp.
Sam organizuję takie comiesięczne spotkanie dla twórców internetowych w Poznaniu – BLOGtej. Są też większe konferencje i wiele z nich jest za darmo ot, choćby Influencer Live (które też współorganizuje). Jeśli mieszkasz w mniejszym mieście i nic się tam nie dzieje, to może spróbuj coś zorganizować? Dlaczego nie? Najwyżej się nie uda, a jak się uda to Twój wizerunek bardzo zyska.
Poza tym mamy przecież internet
Wiele wydarzeń prowadzi transmisje live, a na fanpage’ach, czy w grupach można prowadzić dyskusje.
Ja lubię podcasty biznesowe. Dostaje tam bardzo dużo praktycznej wiedzy – to przede wszystkim. Ale też sporo motywacji, że można, że da się.
Musimy dać się poznać, musimy poznawać innych ludzi. Trzeba tworzyć relacje i tak działać, żeby ludzie nam ufali. Nie możemy tylko brać. Nie możemy w żaden sposób oszukiwać czy lawirować. Całkowicie zgadzam się z Michałem Szafrańskim i podpisuję się pod tym obiema rękami, że:
Zaufanie jest walutą przyszłości.
Uważam, że dobre relacje są kluczowe. Grafików, programistów, copywriterów, czy innych przedstawicieli wolnych zawodów jest wielu. Klient musi jakoś wybrać.
Wybieramy tych, których lubimy
Portfolio? Owszem, ma spore znacznie, ale z doświadczenia (nie tylko swojego) widzę, że naprawdę ważne są relacje i postrzegania naszej osoby. Wiele projektów wykonuję z polecania zadowolonych klientów. Ludzie mi ufają. Wiedzą, że jeśli się czegoś podejmuję, to będzie to zrobione.
Bardzo dbam o to, żeby moje słowo miało wielką wartość. Większą niż podpis na umowie. Wydaje się to oczywiste, ale wbrew pozorom tak nie jest. Ludzie odwalają taką kaszanę, że często w to nie wierze. Nie uwierzyłbym gdyby nie to, że to znajomi i nowi klienci opowiadają mi o swoich poprzednich przejściach.
Freelancerzy potrafią zawalić zlecenie dokumentnie i jeszcze wystawić sobie wilczy bilet. Nie odpisują na mejle, nie dotrzymują terminów, nie informują o ewentualnych problemach, porzucają projekty nie mówiąc o tym klientowi. Sorry, ale tak się nie da przetrwać. Choć z drugiej strony dzięki takim delikwentom, mam więcej pracy niż jestem w stanie wykonać.
pozdrawiam
ZUCH
PS – partnerem wpisu jest firma EPSON, której jestem ambasadorem i od której otrzymałem Eco Tank L6190 do testów. Natomiast ten tekst jest mój i jest subiektywną oceną, a Epson nie ma możliwości ingerencji w moją opinię.
- Lato zimą, czyli „zimowe” ferie na Gran Canarii - 20/02/2024
- Jak budować bliskość w związku? - 02/01/2024
- Rodzicielstwo w erze influencerów. Jak uczyć dzieci mediów społecznościowych? - 06/12/2023