Ogarnij dzień – moja metoda na planowanie dziennych zadań

Mam sporo rzeczy na głowie. Wy zapewne też. Dodatkowo nie są to rzeczy z jednej tylko dziedziny. U Was zapewne jest podobnie. Dawno temu przekonałem się, że podstawą ogarnięcie tego wszystkiego jest dobry plan. Każdy dzień pracy zaczynam planem. Co jakiś czas robię sobie podsumowanie i plan długoterminowy, tak żeby zobaczyć wszystko w szerszej perspektywie. Dziś jednak chcę się skupić na takim dziennym, krótkoterminowym planowaniu.

Mimo, że jestem człowiekiem na poważnie zatopionym w cyfrowym świecie, to jednak jedna rzecz jest u mnie niezmiennie analogowa. Jest nią notes. Raz do roku zaopatruję się w nowy. Raz do roku idę do sklepu wybrać sobie notes, który będzie mi towarzyszył każdego dnia. Notes, który będzie służył mi jako skarbnica pomysłów, miejsce notatek i oczywiście planer, czy mówiąc inaczej „to-do list”. Z uwagi na to, że taki notes starcza mi na rok, albo i dłużej kupuję taki z wyższej półki. Wybieram z pośród dwóch kultowych marek: Moleskine oraz Leuchtturm 1917. Notesy te nie są tanie, ale też nie są jakoś absurdalnie drogie. Na początku roku kupiłem notes Leuchtturm 1917 w formacie A5, twarda oprawa, 250 czystych stron + wewnętrzna koperta na luźne notatki. Kosztowało mnie to ok. 60zł (choć jak mi donosi kolega Łukasz w TK Maxx można trafić na Moleskiny za ok. 40zł). Może jestem nieco zwichrowany pod tym względem, ale tu jakoś ma dla mnie bardzo duże znaczenie. Nie chcę codziennie obcować z czymś podłym. Codziennie taki notes dotykam, wpatruję się w niego, dumam, notuję, itp. Rozumiecie, chcę żeby to był dobry sprzęt godny swojego zadania. Niektórzy to zrozumieją, inni nie, ale w tych lepszych notesach nawet papier jest przyjemny w dotyku i jakość tak fajnie się w nim pisze. A że piszę zwykle ołówkiem (takim cieniutkim, wyciskanym – mój ulubiony), to gładka faktura papieru ma znaczenie.

Miałem pisać o sposobie planowania, a rozpisałem się o notesach. Cóż, narzędzie ma dla mnie znaczenie. Oczywiście można to wszystko zrobić na zwykłej kartce wyrwanej z zeszytu – kwestia osobistych preferencji. Ale do rzeczy.

Czyste kartki

Zawsze wybieram notes z czystymi kartkami, bez żadnych kratek, linii, ani tym bardziej podziałek kalendarzowych. Dzięki temu, to ja decyduję jak ma wyglądać każda kolejna strona. Dzielę notes na dwie części – jedna służy mi właśnie do planowania dziennego, natomiast druga – czyli notes od tyłu – służy mi do dłuższych notatek i szkiców.

Układ

Wypracowałem sobie pewien układ, który pewnie nie jest jakoś specjalnie odkrywczy i zapewne ktoś gdzieś posługuje się podobnym. W każdym razie u mnie się sprawdza i jest dla mnie wygodny.

Kartkę dzielę na pięć części.

1

Górna, najmniejsza, służy jedynie do wpisania daty, dnia tygodnia, jak chcemy.

2

Poniżej jest część na wpisania najważniejszych zadań, które muszę dziś wykonać. Tu dobrze jest się ograniczyć do kilku. Trzech, może pięciu, w zależności od charakteru tych zadań. Generalnie chodzi o to, żeby wyróżnić najważniejsze tematy, będące też minimum produktywności konkretnego dnia.

Poniżej kartkę dzielę na dwie części.

3

Do jednej wpisuje zadania drugoplanowe, które mogę zrobić jeśli uporam się z kluczowymi z wyższej części tabelki. Ale jak ich dziś nie zrobię, to też się nic nie stanie. Chodzi o to, żeby one sobie były zapisane i żeby potem nie szukać i nie zastanawiać się co robić.

4

Drugą część tego pola przeznaczam na sprawy – jak to nazywam – administracyjne. Takie, które nie są bezpośrednio związane z moimi projektami, czyli z projektowaniem graficznym i z pisaniem tekstów na blog. Wpisuję tu telefony, które powinienem wykonać oraz mejle, które powinienem wysłać. Ta część ma również charakter priorytetowy dla danego dnia, ale można ją wykonać w całości dość szybko np. w przerwie między głównymi zadaniami. Oczywiście jest to założenie, które sprawdza się u mnie, bo nie wykonuję półgodzinnych telefonów. Właściwie kiedy do kogoś dzwonię, to dzwonię po konkret. Nie jestem typem telefoniczej gaduły. Jak tak patrzę na notatki z poprzednich dni, to widzę w tym polu rzeczy typu: napisać do X po mejla do Y, umówić się do myjni samochodowej, wystawić fakturę, itp. No, taka administracja.

5

Poniżej tych pól zostaje wolne miejsce, które przeznaczam na luźne notatki i pomysły. Ktoś dzwoni i mówi: w projekcie X popraw tylko Y. Zapisuje sobie, żeby do tego wrócić jak skończę to co aktualnie robię. Albo nagle wpada mi do głowy jakiś pomysł i muszę go szybko zapisać. Tu taki pro tip w formie lekkiej dygresji – pomysły trzeba zapisywać natychmiast. Na naszej planecie mamy oceany, bo są one zasilane łzami osób, które myślały, że zapamiętają fajny pomysł i go nie zapisały.

Tak to właśnie u mnie wygląda. Czami wieczorem planuję sobie dzień następny, czasami robię to dopiero rano. W każdym razie planuję i to pomaga mi ogarnąć rzeczywistość. Mając rodzinę, firmę, dwa blogi i kilka dodatkowych aktywności muszę to wszystko planować, bo inaczej mi się porozjeżdża. Jak narazie nic się nie rozjeżdża, więc wydaje mi się, że moje planowanie działa całkiem dobrze.

Oczywiście działa on dobrze, bo panuję nad swoją skrzynką mejlową, o czym już pisałem. Jeśli nie czytaliście lub nie pamiętacie to polecam zapoznać się z  ->  TYM TEKSTEM.

pozdrawiam

Zuch

komentarze